2010年3月15日 星期一

文件歸檔系統






文件歸檔系統
 
相信文件歸檔在很多公司都是個繁複的工作,尤其是文件種類越多,歸檔起來越費事。可是如果不好好歸檔,當要找一個文件時,就更耗時了。
 
於是公司的IT部門自行設計了一套文件歸檔系統,實行之後,不但公司小妹歸檔的時間省了70%左右,文件追蹤與調閱後歸檔,也比以往快了很多。
 
先說明以往歸檔、調閱情形
歸檔:
1.          先將回收文件按照不同文件收回排序。
2.          輸入相關訊息(如進出貨時間….)
3.          待一定張數完全回流後,裝袋入保管區。(若未完全回流,隨後需將回流文件再拿到保管區歸檔)
 
調閱:
1.          由系統中查出所需單號。
2.          至文件保管區找出所需單號取出。
3.          調閱完畢後,再按原單號順序歸檔。(此歸檔工作也相當耗時)
 
文件歸檔系統完成後流程:
 
歸檔:
1.      將回收文件不分類、不排序,掃描單號歸檔,同時輸入相關資訊(如進出貨時間….)。未回流文件由系統自動追蹤。
2.      無須等先前單號回籠,將相當一袋厚度文件裝袋,貼上文件歸檔表後入保管區。
 
調閱:
1.      由系統中查出所需單號及文件袋編號。
2.      至文件保管區找出所需文件袋取出該單號。
3.      調閱完畢後依新文件歸檔方式歸檔,無須歸回原位,由系統紀錄重新歸檔位置。
 
此系統需配合將所有文件印上條碼如下,歸檔時就不需要輸入單號,直接以條碼機掃描,提高效率



每一文件裝袋貼上下圖文件歸檔表,以利調閱

調閱文件後,可將該單號勾選或劃除

2 則留言:

  1. 夠專業!你是個工作認真、認真生活的人。給你一個讚!

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    1. 謝謝!希望有需求的有緣人能用得上,互相交流 :)

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